Un plan de formación en IA es un documento corto que dice quién se forma, en qué, cuándo, quién se encarga y dónde queda la prueba. No hace falta más. Aquí tienes cómo hacer un plan de formación en IA en cuatro pasos, la plantilla para rellenar, un ejemplo de una empresa de doce personas y un prompt para que Claude te redacte el primer borrador con tus datos.
Para qué sirve un plan de formación en IA (y por qué no basta con un curso)
Empecemos por la ley, que es lo que suele traer a la gente hasta aquí; la normativa de IA para empresas completa, con sus cuatro normas, está aparte. El artículo 4 del Reglamento de IA obliga, desde el 2 de febrero de 2025, a que las empresas que usan IA en su trabajo tomen medidas de formación. Da igual el tamaño: una gestoría de cinco que usa ChatGPT también cuenta.
Tras el Ómnibus de julio de 2026, el texto dice que la empresa «adoptará medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA» de su personal (alfabetización, aquí, es saber usarla y conocer sus riesgos). Y aclara que no exige un nivel concreto a ninguna persona. Está en el BOE.
¿Y dónde entra el plan? El documento en sí no es obligatorio. Lo obligatorio son las medidas. Pero si algún día alguien pregunta qué habéis hecho, un plan de formación en inteligencia artificial de dos folios, con su registro, es la respuesta más fácil de enseñar.
La otra razón es práctica. La formación que no se planifica se da una vez y caduca. Piensa en la persona que entra en marzo: si nadie lo tiene escrito, nadie se acuerda de formarla. Y cuando cambia la herramienta, nadie sabe quién está al día.
Hay planes de formación de cuarenta páginas que nadie ha vuelto a leer desde que se aprobaron. El tuyo no necesita eso. Necesita que cualquiera lo entienda en cinco minutos y que alguien lo mantenga.
Paso 1 · Saber quién usa qué
Antes de formar, saber. Una encuesta de cinco preguntas a toda la plantilla, anónima si hace falta para que sea sincera. ¿Usas alguna IA en el trabajo? ¿Cuál? ¿Para qué? ¿Con qué cuenta, personal o de empresa? ¿Qué te gustaría hacer con ella y no sabes?
El resultado casi siempre sorprende: más gente de la que se pensaba, con cuentas personales y para tareas que nadie había imaginado (el acta del lunes, el correo al cliente que se queja). No es un problema de disciplina: la gente usa lo que le ahorra tiempo.
Cómo hacer esa lista en una tarde, sin que suene a auditoría, está en inventario de IA en la empresa. Un aviso: si aparece un uso como filtrar currículums o puntuar clientes, eso es otra liga. Son usos de alto riesgo, con obligaciones propias desde el 2 de diciembre de 2027, y merecen una conversación aparte.
Paso 2 · Grupos y lo que cada uno sabrá hacer
La formación en IA de toda la plantilla no tiene por qué ser igual para todos. En una pyme suelen bastar tres grupos: quien la usa de vez en cuando, quien la usa a diario para escribir y analizar, y quien decide qué se hace con ella. Qué necesita cada uno, con detalle, está en formación en IA para equipos.
Lo que el plan tiene que añadir es cómo se escribe el contenido. El error habitual es poner temas: «introducción a la IA», «ética», «prompts». Nadie vuelve a su mesa sabiendo hacer algo distinto con un tema.
Lo que funciona es escribir tareas. Por ejemplo, para quien la usa a diario: redactar un correo difícil dándole contexto, convertir notas en un acta, resumir un contrato pidiendo que diga «no está» cuando algo no está en el documento. Escrito así, la evaluación sale sola: se comprueba que la persona hace la tarea.
Paso 3 · Formato, fechas y un responsable
Lo que mejor funciona en una pyme es mezclar: una sesión de arranque para todos y, después, un curso online a ritmo propio con fecha límite. Sin fecha, nadie lo termina. Con fecha y con alguien que mire quién ha terminado, sí.
Ese «alguien» es la pieza que casi todos los planes olvidan. Poned un nombre, no un departamento. Una persona que envía el recordatorio, mira el registro y levanta la mano cuando algo cambia. Calendario tipo para una empresa de diez a treinta personas:
- Semana 1 · Encuesta y reglas. El inventario del paso 1 y una política de uso de IA en la empresa de dos folios: qué se pega, qué no y quién revisa.
- Semana 2 · Sesión de arranque. Todo el equipo, dos horas, con la herramienta de la empresa y ejemplos tuyos.
- Semanas 3 a 6 · Curso por grupo. Fecha límite al final de la semana 6 y un recordatorio a mitad.
- Semana 8 · Medir. Las tres tareas de cada grupo, cuánto tardaban antes y cuánto ahora.
- Cada trimestre · Mantener. Quien haya entrado hace el curso; si cambia la herramienta o la ley, una sesión corta.
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Paso 4 · La prueba y la revisión
Esto es lo que convierte la formación en algo que se puede demostrar. ¿Qué hay que guardar? Por persona: qué formación hizo, con qué contenido, cuándo y con qué evaluación. Un certificado individual con nombre, contenido y fecha, y una hoja de cálculo con toda la plantilla y su estado.
No hace falta nada oficial. La Comisión Europea lo dice en sus preguntas y respuestas sobre alfabetización en IA: no pide certificados ni horas fijas, y basta con un registro interno. Qué campos lleva ese registro está en registro de formación en IA.
La revisión es la otra mitad. En la semana 8 se mira si las tareas se hacen distinto. Si no, el plan se corrige, no se archiva. Cómo medirlo sin hinchar los números lo contamos en medir el ahorro de la IA en la empresa.
Un plan de formación en IA cabe en dos folios: quién, qué tareas, cuándo, quién se encarga y dónde está la prueba. Lo que no cabe en dos folios suele ser relleno.
La plantilla del plan de formación en IA, y cómo rellenarla con Claude
Esta es la plantilla. La tercera columna es un ejemplo inventado por nosotros (no es un cliente) para que se vea cómo queda: una asesoría de doce personas que usa Claude.
| Apartado | Qué escribir | Ejemplo: asesoría de doce |
|---|---|---|
| 1. Situación | Qué dice el inventario | Nueve de doce usan IA; cuatro con cuenta personal |
| 2. Herramienta y reglas | La herramienta de la empresa y dónde está la política | Claude con cuenta de empresa; política de dos folios en la carpeta común |
| 3. Grupos y tareas | Cada grupo, sus personas y las tareas que sabrá hacer | Uso diario, siete: correos, actas, resumir contratos. Ocasional, tres: correos y qué no pegar. Dirección, dos: qué se delega |
| 4. Formato y fechas | Sesión, curso y fecha límite | Sesión el 6 de octubre; curso hasta el 14 de noviembre |
| 5. Responsable | Un nombre | Laura, de administración |
| 6. Prueba | Dónde se guardan certificados y registro | Carpeta «Formación IA» y una hoja de cálculo |
| 7. Revisión | Qué se mide y cuándo | Tiempo del acta y del resumen de contrato, en diciembre |
¿Os da pereza rellenarla? Es normal, y aquí Claude ayuda. Pegadle el resultado de la encuesta y este prompt:
Vamos a redactar el plan de capacitación en IA de los empleados de nuestra empresa. Te paso la encuesta interna: [pega las respuestas]. Somos [número] personas y usamos [herramienta]. Rellena estos siete apartados: situación, herramienta y reglas, grupos y tareas, fechas, responsable, prueba y revisión. Escribe tareas que la persona sabrá hacer, no temas. Si te falta un dato, déjalo entre corchetes; no lo inventes. Máximo dos folios.
¿Por qué «tareas, no temas»? Porque sin esa instrucción os devolverá un temario de curso, con «introducción a la IA» en la primera línea. Y «déjalo entre corchetes» evita que ponga una fecha o un nombre que suena bien pero nadie ha decidido.
Un consejo más: guarda el plan y la política en un Proyecto de Claude (una carpeta donde Claude tiene siempre esos documentos a mano). Así, cuando alguien pregunte qué se puede pegar, la respuesta sale de tus reglas y no de lo que Claude suponga.
Lo que hacemos
Preparamos con cada empresa el plan de un equipo: grupos, tareas, sesión de arranque, curso con fecha y registro. Los ejercicios son de oficina, sobre Claude, y cada persona sale con su certificado. Si antes queréis comparar proveedores, os dejamos el criterio en formación en IA para empresas.
Contadnos cuántos sois y qué usáis en la página de empresas. Si empiezas por una sola persona, Claude para principiantes (unas tres horas, 20 €) cubre el grupo de uso diario. Esto es orientación práctica, no asesoramiento legal.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un plan de formación en IA?
Siete cosas: quién usa IA y para qué, la herramienta y las reglas de la empresa, los grupos con las tareas que cada uno sabrá hacer, el formato y las fechas, un responsable con nombre, dónde se guarda la prueba y cuándo se revisa.
¿Es obligatorio tener un plan de formación en IA?
El documento no. Lo obligatorio, desde febrero de 2025, es adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA de quien la usa en el trabajo (artículo 4 del Reglamento de IA). Un plan escrito con su registro es la forma más sencilla de demostrar que esas medidas existen.
¿Cuántas horas de formación en IA necesita cada empleado?
La norma no fija horas. Lo que importa es que cada persona practique las tareas de su puesto. Como referencia, nuestro curso de principiantes dura unas tres horas y el de prompts, ocho.
¿Qué pruebas hay que guardar de la formación en IA?
Por persona: qué formación hizo, con qué contenido, cuándo y con qué evaluación. Un certificado individual con nombre, contenido y fecha, más una hoja con toda la plantilla y su estado, es suficiente como registro interno.
¿Cada cuánto hay que actualizar el plan?
Cuando entra alguien, cuando cambia la herramienta y cuando cambia la norma. Y como mínimo, una revisión al año para comprobar que las tareas se siguen haciendo como se enseñaron.