Hacer las actas de reunión con IA ahorra la media hora de después, cuando todos se han ido y te toca a ti. Pero el acta tiene un peligro que un resumen no tiene: la gente se la toma como un compromiso. Aquí tienes qué darle a Claude si tienes notas o una transcripción, el prompt para copiar, la segunda pasada que caza tareas que nadie aceptó y lo que dice la AEPD si grabas.
Actas de reunión con IA: tus notas o la transcripción
Lo primero es saber con qué vas a trabajar, porque cambia el resultado. Hay dos caminos, y los dos acaban en el mismo prompt.
| Si tienes… | Qué le das a Claude | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Tus notas, escritas deprisa | Las pegas tal cual, con sus flechas y sus interrogaciones | Reuniones internas y cortas. Es lo más rápido y no hay que avisar a nadie de nada |
| La transcripción de la videollamada | El texto que genera Teams, Meet o Zoom, pegado o subido en un archivo | Reuniones largas o con cliente, donde importa lo que se dijo exactamente |
| Solo el audio | Primero hay que pasarlo a texto con otra herramienta | Casi nunca compensa si ya tomabas notas |
¿Por qué no basta con el audio? Porque Claude, en el chat, no escucha grabaciones. Según la ayuda de Anthropic (la empresa que hace Claude), admite documentos como PDF, Word, texto o Excel, además de imágenes, pero ningún archivo de audio. La transcripción de reuniones con IA la hace tu programa de videollamadas; el acta, Claude.
Y una cosa a favor de las notas: son más cortas y ya llevan tu criterio. Tú apuntaste lo que importaba, así que Claude no tiene que adivinarlo entre cuarenta minutos de conversación.
Qué lleva un acta que sirve
Antes de pedir nada, conviene tener claro qué es un acta y qué no. Un acta no es la crónica de la reunión. Es el papel que se abre el jueves siguiente para saber quién tenía que hacer qué. Por eso lleva cuatro cosas, y ninguna más:
- Quién estuvo y cuándo. Fecha, asistentes y el tema. Una línea.
- Lo que se decidió. En frases cerradas: «se aprueba el presupuesto de Martínez», no «se habló del presupuesto».
- Las tareas, con nombre y fecha. «Ana envía la propuesta el viernes.» Sin nombre, no es una tarea: es un deseo.
- Lo que quedó abierto. Lo que no se decidió y qué falta para decidirlo.
Si tomas notas, basta con que recojan eso mismo. «Ana → propuesta viernes» vale como tarea. «¿? precio final» vale como tema abierto (la interrogación es la forma más rápida de decir «esto no quedó claro»).
El prompt para hacer el acta de reunión con Claude
Pega tus notas o sube la transcripción, y copia esto cambiando lo que va entre corchetes:
Te paso [mis notas / la transcripción] de una reunión de [tema] del [fecha] con [asistentes]. Conviértelas en un acta con cuatro apartados: asistentes y fecha, acuerdos, tareas (qué, quién y para cuándo) y temas abiertos.
Reglas: solo pon una tarea con nombre si alguien la aceptó de forma clara. Si falta el responsable o la fecha, escribe [PENDIENTE DE CONFIRMAR] en vez de completarlo. No resumas lo que se habló: solo lo que se decidió.
La regla que más importa es la segunda. ¿Por qué? Porque ante una nota ambigua, Claude hace lo que haría un compañero con prisa: rellena el hueco con lo más probable. Si la nota dice «propuesta viernes», le pone un nombre, y ese nombre acaba en un correo a todo el equipo.
Es el mismo mecanismo por el que la IA se inventa datos, y lo contamos en por qué la IA se inventa cosas. Con «escribe [PENDIENTE DE CONFIRMAR]» le das permiso para no saber, y deja de adivinar.
«No resumas lo que se habló» evita el otro fallo típico: tres párrafos que cuentan la reunión en orden y que nadie relee. Si lo que necesitas es justo eso, un resumen de una reunión o de un documento largo, el método está en resumir documentos con IA.
La segunda pasada: que cite la frase
Con una transcripción de una hora, el acta puede traer una tarea que suena bien y que nadie aceptó. Alguien dijo «habría que llamar al proveedor» y se ha convertido en «Luis llama al proveedor». Para cazarlo, pide esto en la misma conversación:
Revisa el acta que has hecho. Para cada acuerdo y cada tarea, copia la frase exacta de la transcripción en la que se aceptó. Si no encuentras una frase que lo respalde, quítalo del acta y dímelo.
No es un invento nuestro. La guía de Anthropic para reducir errores recomienda exactamente esto: pedir la cita que respalda cada afirmación y retirar la que no la tenga. Tú solo tienes que mirar las tareas que ha quitado y decidir si eran reales.
Del acta al correo y al Word
El acta la lee quien tiene tiempo. El correo que dice «Ana, esto es tuyo para el viernes» lo lee todo el mundo. Así que pídele las dos cosas: «Ahora escribe el correo para enviar el acta, que cada persona vea en la primera línea lo que le toca, en ocho líneas como máximo».
Si en tu empresa el acta se archiva en un documento, dile «entrégamela también en Word». Claude crea el archivo y lo descargas desde la conversación. Más correos de este tipo, con su porqué, en prompts para emails de trabajo.
Y si la reunión se repite cada semana, no vuelvas a escribir el contexto. Guárdalo en un Proyecto de Claude, que es una especie de carpeta con instrucciones fijas: los nombres del equipo, tus cuatro apartados y las reglas del prompt. Cómo se monta, en Claude Projects.
IA para actas de reunión si grabas: lo que dice la AEPD
Aquí conviene ir con calma, porque grabar parece un gesto técnico y es un tema legal. La voz de una persona es un dato personal. Lo dice la AEPD, la Agencia Española de Protección de Datos, en su análisis de enero de 2026 sobre transcripción de voz con IA.
Y añade algo que afecta a cualquier oficina: en cuanto una empresa transcribe sus reuniones con IA para hacer actas, eso pasa a ser un tratamiento de datos personales. En la práctica, se traduce en tres gestos:
- Avisar antes de grabar. A todos, también al cliente. Ni la grabación ni la transcripción sirven si alguien no sabía que existían.
- Usar una cuenta de empresa. La transcripción lleva nombres, opiniones y datos de clientes. Con una cuenta de empresa (la de pago para equipos, con contrato) se puede trabajar; con una personal, no.
- No guardar más de lo necesario. Hecha el acta, la transcripción entera sobra casi siempre.
Qué se puede pegar en Claude y qué no, en datos confidenciales e IA. La parte de protección de datos, con más calma, en RGPD e inteligencia artificial.
Las actas que no se delegan
Hacer actas con IA vale para casi todo. Para casi. Hay tres casos en los que Claude prepara el borrador y nada más:
- La junta de socios o el consejo. Esas actas tienen efectos legales y las firma quien responde de ellas. El borrador ayuda; la redacción final es suya.
- El acta que va al cliente. Pide dos versiones: la externa, solo con lo acordado con él, y la interna. Y que alguien lea la externa antes de enviarla.
- Las reuniones delicadas. Un despido, una queja de un empleado, un conflicto. Aquí no se graba ni se pega nada que no deba salir de la sala.
Las herramientas de actas prometen que ya no tendrás que escribir nada. El problema nunca fue escribir, sino que el acta diga lo que de verdad se acordó.
Por dónde empezar
Por la reunión que se repite cada semana. En la próxima, toma las notas con flechas e interrogaciones, pásaselas a Claude con el prompt de arriba y haz la segunda pasada. Compara el resultado con lo que habrías escrito tú.
El método de fondo es dar las reglas antes de pedir, dejar que diga «no lo sé» y pedir la cita. Sirve igual para actas, correos o informes, y es lo que se practica en Creación de prompts de Claude.
Si todavía no has abierto nunca Claude, empieza por Claude para principiantes. Y si queréis que todo el equipo haga las actas igual, escribidnos desde la página de empresas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer un acta de reunión con IA?
Pega tus notas o la transcripción en Claude y pide cuatro apartados: asistentes y fecha, acuerdos, tareas con responsable y fecha, y temas abiertos. Añade una regla: si falta el responsable o la fecha, que lo marque como pendiente en vez de completarlo. Después, revisa nombres y fechas antes de enviarla.
¿Puede Claude transcribir el audio de una reunión?
En el chat, no: según la ayuda de Anthropic, admite documentos e imágenes, pero no archivos de audio. La transcripción la hace tu programa de videollamadas (Teams, Meet o Zoom) y a Claude le pasas ese texto para convertirlo en acta.
¿Es legal grabar una reunión para hacer el acta con IA?
Sí, avisando antes a todos los asistentes. La AEPD recuerda que la voz es un dato personal y que transcribir reuniones con IA es un tratamiento de datos, así que hay que informar, usar una herramienta con contrato y no conservar la grabación más de lo necesario.
¿Qué debe incluir un acta de reunión?
Fecha y asistentes, los acuerdos en frases cerradas, las tareas con nombre y fecha, y lo que quedó sin decidir. No hace falta contar la conversación: lo que se consulta después son las tareas y los acuerdos.
¿Me puedo fiar del acta que hace la IA?
De la estructura, sí; de quién se comprometió a qué, solo después de revisarla. Ante una nota ambigua, la IA tiende a completarla. Por eso conviene pedirle que marque lo que falta y que cite la frase que respalda cada tarea.