La reunión termina, todo el mundo se va y el acta se queda sin escribir. Tres días después nadie recuerda quién se comprometió a qué. Esto convierte tus notas atropelladas en un acta usable en dos minutos, y sirve igual para una reunión de tres personas que para un comité.
El prompt, para copiar
Estas son mis notas de una reunión, escritas deprisa y sin orden. Conviértelas en un acta con tres apartados:
1. Acuerdos — qué se decidió, en frases cerradas.
2. Tareas — qué hay que hacer, quién lo hace y para cuándo.
3. Temas abiertos — qué quedó sin decidir y qué hace falta para decidirlo.Regla importante: si algo no está claro en mis notas, márcalo con [PENDIENTE DE CONFIRMAR] en vez de completarlo por tu cuenta. No inventes responsables ni fechas que yo no haya escrito.
Notas: [pegas aquí]
La regla final es la que hace que esto sea fiable. Sin ella, ante una nota ambigua rellena el hueco con lo más plausible — y en un acta eso significa asignarle a alguien una tarea que nunca aceptó. Es el mismo mecanismo de las alucinaciones, aplicado a algo que la gente firma.
Qué escribir durante la reunión
No hace falta taquigrafía. Con capturar estas cuatro cosas, el acta sale sola:
- Decisiones, aunque sea en dos palabras: «aprobado presupuesto Martínez».
- Nombres pegados a los compromisos: «Ana → propuesta viernes». La flecha basta.
- Fechas, aunque sean vagas: «finales de mes».
- Lo que quedó en el aire, marcándolo: «¿? precio final».
Lo que no hace falta anotar: quién dijo cada cosa, el orden de la conversación, ni las frases literales. Eso alarga la nota y no aporta al acta.
Variantes según la reunión
| Tipo | Qué añadir al prompt |
|---|---|
| Con cliente | «Separa lo acordado con el cliente de lo que hablamos internamente. El acta que le mando sólo lleva lo primero.» |
| Comité o dirección | «Añade un resumen de tres líneas al principio, para quien sólo lea eso.» |
| Seguimiento semanal | «Marca qué tareas vienen de la reunión anterior y siguen abiertas: [pegas el acta previa]» |
| Técnica | «Mantén los términos técnicos tal cual, no los simplifiques.» |
| Con proveedor | «Destaca los compromisos con implicación económica o de plazo.» |
Si grabas la reunión
Con una transcripción el prompt es el mismo, cambiando la primera línea por «Esta es la transcripción de una reunión». Dos avisos, sin embargo.
El primero es legal: grabar una reunión con terceros exige informar a los presentes, y si la transcripción contiene datos personales, meterla en una herramienta externa entra en el terreno del RGPD. Está desarrollado en qué se puede meter en la IA y qué no.
El segundo es práctico: una transcripción de una hora es larguísima y puede no caber entera, con lo que el acta reflejaría sólo una parte. Si es larga, pásala por trozos y pídele al final que unifique. Es el asunto de la ventana de contexto.
El paso que casi nadie da y es el que rinde
Cuando tengas el acta, pide esto:
Ahora escribe el email para enviar este acta al equipo. Que cada persona vea de un vistazo qué le toca a ella. Máximo ocho líneas, con asunto.
El acta la lee quien tiene tiempo. El email con «tú tienes esto para el jueves» lo lee todo el mundo, y es lo que hace que las tareas se cumplan.
Antes de mandarlo
Léelo entero, y con especial atención a nombres y fechas. Es lo que has pedido que no invente, pero es también lo que peor sienta si sale mal: nadie se enfada por un párrafo torpe y todo el mundo se enfada por una tarea que no aceptó.
Comprueba también que los [PENDIENTE DE CONFIRMAR] están resueltos o se quedan a propósito. Marcados en el acta son honestos; olvidados, son un problema en la próxima reunión.
Y guárdalo
Cuando el prompt te funcione, guárdalo con tus tres apartados y tus reglas. La semana que viene hay otra reunión y no tendrás que volver a pensarlo.
Si lo usas cada semana, ponlo en un proyecto con el contexto de tu equipo y los nombres habituales: dejas de repetirlo del todo. Hay más prompts por tarea en los 30 del trabajo de oficina, y la lógica para escribir los tuyos en Claude para principiantes.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer un acta de reunión con IA?
Con la transcripción delante y diciéndole qué tiene que extraer: decisiones tomadas, tareas con responsable y plazo, y temas que quedan abiertos. Sin esa indicación devuelve un resumen narrativo que no sirve para hacer seguimiento.
¿Hace falta grabar la reunión?
Hace falta la transcripción, y para eso hay que grabar. Lo que hay que hacer siempre es avisar a los asistentes: grabar sin decirlo es un problema legal y, sobre todo, de confianza.
¿Se puede fiar uno del acta?
Del resumen sí; de quién dijo qué, con cuidado. Las transcripciones confunden voces parecidas y ahí es donde un acta puede atribuir un compromiso a quien no lo asumió. Eso se revisa.
¿Qué formato conviene pedir?
Decisiones primero, tareas después con nombre y fecha, y al final los temas abiertos. Lo que se lee en la reunión siguiente son las tareas, no el relato de lo que se habló.