Tienes una hoja con las ventas del trimestre y quince minutos antes de la reunión. No hace falta saber tablas dinámicas ni acordarse de la sintaxis de BUSCARV: puedes preguntarle a la hoja en español. Esto es cómo hacerlo bien y, sobre todo, qué comprobar antes de repetir un número en voz alta.
Las dos formas de hacerlo
Pegar los datos. Copias el rango y lo pegas en la conversación. Sirve para tablas de hasta unos cientos de filas. Es lo más rápido.
Adjuntar el archivo. Sube la hoja entera. Aguanta bastante más volumen y evita que se pierda la estructura al pegar.
Para tablas muy grandes, ninguna de las dos: pásale sólo las columnas que necesitas para la pregunta. Cabe mejor, cuesta menos y acierta más porque hay menos ruido. Es el asunto de la ventana de contexto.
El error de pedir «analiza esto»
Devuelve un resumen educado y genérico: cuántas filas hay, qué columnas, alguna media. Correcto e inútil.
Un análisis sin pregunta no es un análisis. Prueba con esto:
Estos son los datos de [qué] de [periodo]. Quiero decidir [qué decisión]. Dime qué ves que apoye una u otra opción, qué patrones destacan y qué me falta para decidir bien.
Importante: si un patrón te llama la atención pero no puedes saber la causa desde los datos, dilo en vez de proponer una explicación.
Esa última frase es la que evita el problema más habitual: que te construya una historia convincente sobre por qué bajaron las ventas en marzo cuando en la hoja no hay nada que lo explique.
Cinco preguntas que sí funcionan
- Comparar periodos. «Compara este trimestre con el anterior. Sólo las diferencias que superen el 10 %, con la cifra de cada una.»
- Buscar lo raro. «¿Qué filas se salen de lo normal en esta tabla y por qué destacan?» Es lo que mejor hace: encontrar lo que no encaja en cien filas que tú mirarías por encima.
- Agrupar. «Agrupa estos clientes por volumen anual en tres tramos y dime cuántos hay y qué facturan en cada uno.»
- Traducir a lenguaje llano. «Explica estas cifras a alguien de dirección que no conoce el detalle operativo. Tres frases, qué implica y no cómo se calcula.»
- La fórmula, si la quieres tú. «Necesito una fórmula que [qué]. Mis columnas son [describe]. Dame la fórmula y explícame en una línea qué hace.» Aquí no calcula: te da la herramienta, y la hoja hace el cálculo. Es la opción más fiable de todas.
Lo que hay que verificar sí o sí
Y aquí viene lo importante, porque con números el riesgo es mayor que con texto.
Un modelo de lenguaje no es una calculadora. Se entrenó prediciendo lenguaje, no operando. Con sumas y medias sencillas suele acertar; con cálculos encadenados sobre muchas filas puede equivocarse y presentar el resultado con la misma seguridad. Es el mismo mecanismo de las alucinaciones aplicado a cifras.
| Lo que pides | Fiabilidad | Qué hacer |
|---|---|---|
| Describir qué hay en la tabla | Alta | Lectura rápida por encima |
| Encontrar filas raras o incoherencias | Alta | Comprobar las que vayas a usar |
| Redactar la conclusión en lenguaje llano | Alta | Que las cifras citadas sean las tuyas |
| Sumas y totales | Media | Contrastar con la hoja |
| Porcentajes y variaciones | Media | Contrastar |
| Cálculos encadenados | Baja | Pídele la fórmula y calcula tú |
La regla práctica: úsalo para entender los datos, no para calcularlos. Todo número que vaya a una reunión o a un cliente se comprueba en la hoja. Cuesta treinta segundos.
Antes de pegar nada
Si la tabla lleva nombres de clientes, DNI, salarios o datos de personas identificables, mira antes qué puedes pegar y en qué plan. Casi siempre se resuelve borrando la columna de nombres: para analizar volúmenes de venta no hace falta saber quién es cada uno.
Está desarrollado en qué se puede meter en la IA y qué no.
El paso que convierte esto en costumbre
Cuando encuentres la pregunta que te da lo que necesitas, guárdala con huecos: «Compara [periodo A] con [periodo B]…». El mes que viene tienes el mismo informe y no partes de cero.
Hay más prompts por tarea en los 30 del trabajo de oficina, y la lógica para escribir los tuyos en Claude para principiantes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo analizar un Excel con inteligencia artificial?
Sí, pegando los datos o subiendo el archivo según la herramienta. Funciona bien para describir qué hay, encontrar patrones y redactar las conclusiones en lenguaje normal.
¿Se puede fiar uno de los cálculos?
Con cuidado. Si calcula razonando sobre el texto puede equivocarse; si ejecuta código para calcular, es fiable. Ante cualquier cifra que vaya a salir de tu escritorio, comprueba el total en la hoja.
¿Qué pasa con los datos personales de la hoja?
Que entran de lleno en el RGPD. Casi ningún análisis necesita nombres ni identificadores: quítalos antes de pegar y el problema desaparece sin perder nada del análisis.
¿Sirve para escribir fórmulas?
Muy bien, y es de los usos que más tiempo ahorran. Descríbele qué quieres conseguir y en qué columnas están los datos; te devuelve la fórmula y te explica qué hace, que es como se aprende.