Generar informes con IA es fácil. Lo difícil es generar uno que la gerente lea hasta el final y con el que decida algo, en vez de seis páginas que nadie abre. Aquí tienes por qué «hazme un informe» sale largo y vacío, qué darle a Claude antes de pedir nada, el prompt con el porqué de cada instrucción, la estructura de una página y cómo sacar el Word o el Excel sin copiar y pegar.
Generar informes con IA: por qué «hazme un informe» sale largo y vacío
Casi todo el mundo empieza igual: sube el Excel de ventas del trimestre y escribe «hazme un informe con estos datos». Y Claude hace lo que puede con lo que tiene.
¿Qué tiene? Una tabla y la palabra «informe». No sabe quién lo va a leer, ni qué tiene que decidir esa persona, ni qué pasó en marzo para que las ventas bajaran. Así que hace lo más seguro: describir todas las columnas, una detrás de otra. El resultado es largo, correcto y no sirve para nada.
Piensa en cómo se lo pedirías a una persona nueva en la oficina. No le darías la tabla y te irías. Le dirías «esto es para la gerente, que tiene que decidir si renovamos al comercial de la zona norte, y ojo, que en marzo hubo huelga de transporte». Con eso, el informe se escribe solo.
Qué darle antes de pedir nada
Un buen informe con IA depende más de lo que le das que de cómo se lo pides. Son cuatro cosas, y ninguna lleva más de dos minutos:
- Los datos, en el archivo original: el Excel, el CSV o el PDF. Mejor que pegar cifras sueltas, porque así puede hacer los cálculos.
- Quién lo lee y qué tiene que decidir. «La gerente, para decidir si ampliamos el turno de tarde.» Es la línea que más cambia el resultado.
- Lo que tú sabes y los datos no dicen. La huelga de marzo, el cliente grande que se fue, la tarifa que subió. Si no se lo cuentas, se lo inventa o lo ignora.
- Un informe anterior que gustó, si lo tienes. Enseñar el formato funciona mejor que describirlo.
Lo de los datos que no están en la tabla merece una frase más. Si las ventas bajan en marzo y Claude no sabe por qué, puede escribir «posiblemente por la estacionalidad». Suena razonable, y a lo mejor no tiene nada que ver.
El prompt, con el porqué de cada instrucción
Con esas cuatro cosas, este es el prompt. Sube primero los archivos y cambia lo que va entre corchetes:
Te paso [el Excel de ventas del tercer trimestre] y [el informe del trimestre anterior]. El informe es para [la gerente], que tiene que decidir [si renovamos al comercial de la zona norte]. Contexto que no está en los datos: [en agosto cerramos dos semanas y en septiembre perdimos a un cliente grande].
Escribe un informe de una página: primero la conclusión en tres líneas, después las cifras que la sostienen con la fila o la columna de donde salen, y al final lo que propones. Copia el formato del informe anterior. Si los datos no explican algo, dilo; no supongas causas.
«Primero la conclusión en tres líneas» es la instrucción que hace que se lea. ¿Por qué? Porque quien decide suele leer el principio y, si le convence, mira el resto. Si la conclusión está en la página cinco, no llega.
«Con la fila o la columna de donde salen» te deja comprobar cada cifra en un minuto. Y «no supongas causas» evita el «posiblemente por la estacionalidad» que suena bien y nadie ha comprobado.
Si el mismo informe se repite cada mes, el contexto fijo (para quién es, el formato, lo que nunca se dice) se guarda una vez en un Proyecto de Claude. Un Proyecto es una especie de carpeta con instrucciones que se aplican a todo lo que abras dentro. Cómo se monta, en Claude Projects.
La estructura de una página
¿Por qué una página y no seis? Porque un informe existe para que alguien decida, y nadie decide mejor por leer más. Esta estructura funciona para casi cualquier informe de una pyme:
| Bloque | Qué lleva | Largo |
|---|---|---|
| Conclusión | Qué ha pasado y qué propones, dicho sin rodeos | Tres líneas |
| Cifras clave | Las tres o cuatro que sostienen la conclusión, comparadas con el periodo anterior | Una tabla pequeña |
| Qué ha cambiado y por qué | Las causas que conoces, no las que suenan bien | Un párrafo |
| Qué propones | Una o dos acciones, con quién y para cuándo | Dos o tres líneas |
| Anexo | El detalle, para quien quiera mirarlo | Lo que haga falta |
El anexo es lo que hace que esta estructura funcione (y es tan viejo como los propios informes). Todo lo que Claude quería contar, y que tú no te atreves a borrar, va al final. La página de arriba queda limpia y nadie pierde información.
Cinco informes de oficina y el matiz de cada uno
El prompt de arriba sirve para todos, pero cada tipo de informe tiene su trampa. Esta tabla te dice qué añadir en cada caso:
| Informe | Qué añadir al prompt | Con qué cuidado |
|---|---|---|
| Cierre mensual de ventas | «Compara con el mismo mes del año pasado, no solo con el anterior» | Que los totales cuadren con tu programa de facturación |
| Informe para la gerencia | La decisión que tiene que tomar, en la primera frase del prompt | Que proponga, no que solo describa |
| Incidencias del mes | «Agrupa por causa y di cuáles se repiten» | Nombres de clientes o empleados, fuera |
| Informe para un cliente | «Sin jerga interna y con lo que hemos hecho por él primero» | Ninguna promesa que no esté aprobada |
| Explicación para el banco | «Solo con los datos que te paso» | Cada cifra, contra el original |
Si antes de escribir el informe necesitas entender los datos, empieza por analizar Excel con IA. Y si la fuente no es una tabla sino un documento largo (un contrato, un informe de un proveedor), por analizar documentos con IA.
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Del chat al Word, al Excel o al PDF
Hasta hace poco, lo que Claude escribía había que copiarlo y pegarlo en un Word. Ya no hace falta. Según la ayuda de Anthropic, Claude crea archivos de Word, Excel, PowerPoint y PDF, en todos los planes, también el gratuito.
Hay que activarlo una vez. En los planes individuales, en Ajustes, Capacidades, con la opción de ejecutar código y crear archivos. En los planes de empresa lo gestiona quien administra la cuenta. Después basta con añadir al prompt «entrégamelo en Word» o «dame también el Excel con la tabla».
Si lo que necesitas es contarlo en una reunión, el siguiente paso son las diapositivas: el método está en preparar presentaciones con IA.
Qué revisar antes de enviarlo
El informe va con tu nombre, así que estas tres cosas se miran siempre:
- Las cifras. Claude se inventa datos a veces, con la misma seguridad con la que acierta (menos que otras herramientas, pero no cero). Comprueba las de la conclusión contra el original. Por qué pasa, en por qué la IA se inventa cosas.
- Las causas. Si el informe explica algo que tú no le contaste, pregúntale de dónde lo saca. Si no sale de los datos, fuera.
- Los datos personales. Un informe de incidencias o de ventas por cliente puede llevar nombres. Con cuenta personal, no se suben; con cuenta de empresa (la de pago para equipos, con contrato), sí. Más en datos confidenciales e IA.
Un informe no se mide por las páginas, sino por la decisión que permite tomar. Si la conclusión no cabe en tres líneas, todavía no sabes qué quieres decir.
Por dónde empezar
Por el informe que más se repite en tu trabajo. Este mes, antes de abrir Claude, escribe en una línea quién lo lee y qué tiene que decidir. Después usa el prompt de arriba, pídelo en Word y compara con el del mes pasado.
Para practicarlo con tus propios datos y ejercicios corregidos, está Creación de prompts de Claude. Si todavía no has subido nunca un archivo a Claude, antes va Claude para principiantes. Para un departamento que hace informes cada semana, desde la página de empresas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer un informe con IA paso a paso?
Sube los datos en el archivo original, di quién lo va a leer y qué tiene que decidir, añade el contexto que los datos no cuentan y pide una página con la conclusión primero. Después comprueba las cifras de la conclusión contra el original antes de enviarlo.
¿Qué IA es mejor para hacer informes?
Para informes de oficina recomendamos Claude: lee documentos y hojas de cálculo largos, escribe con un tono sobrio y entrega el resultado en Word, Excel o PDF. Más que la herramienta, lo que decide la calidad es darle para quién es el informe y qué decisión tiene que permitir.
¿Se puede generar un informe a partir de un Excel con IA?
Sí. Subes el Excel a Claude, le explicas qué quieres saber y te devuelve el informe con las cifras. Para que lea archivos de Excel hay que tener activada la opción de ejecutar código, y conviene pedirle que diga de qué fila o columna sale cada dato.
¿Puede la IA entregar el informe en Word o PDF?
Sí. Según la ayuda de Anthropic, Claude crea archivos de Word, Excel, PowerPoint y PDF en todos sus planes, incluido el gratuito. Hay que activar una vez la opción de ejecutar código y crear archivos en los ajustes.
¿Es seguro meter datos de la empresa en una IA para hacer un informe?
Los datos de la empresa sin información personal, sí, sobre todo con una cuenta de empresa. Si el informe lleva nombres de clientes o empleados, solo con cuenta de empresa con contrato y sin uso de los datos para entrenar, o quitando los nombres antes.