Diez prompts para los emails que más cuestan de escribir: reclamar una factura, dar malas noticias, decir que no, reactivar a un cliente que no contesta. Copiables tal cual, con los huecos marcados para que los rellenes con tu caso.
No son plantillas de email: son plantillas de petición. La diferencia importa, porque una plantilla de email hay que reescribirla entera y una buena petición te devuelve algo que ya suena a ti.
Cómo usar esto
Cada prompt lleva huecos entre corchetes. Rellénalos con tu situación real y pégalo. Cuanto más concreto seas en los huecos, menos tendrás que corregir después.
Y una regla que se aplica a los diez: si la primera respuesta no te convence, no vuelvas a empezar. Corrige. «Más corto», «el segundo párrafo suena a excusa», «quita la despedida».
1 · Reclamar una factura vencida sin romper la relación
Eres [tu puesto] en [tipo de empresa]. Escribe un email reclamando una factura de [importe] que venció el [fecha]. El cliente lleva [tiempo] con nosotros y [nunca se había retrasado / se retrasa a menudo]. Creemos que es [un despiste / un problema de tesorería]. Quiero cobrar sin que se sienta perseguido. Máximo ocho líneas, con asunto. Que el importe y la fecha se vean claros. Tono cordial pero directo, sin «estimado cliente» ni «a la mayor brevedad posible».
2 · Comunicar un retraso antes de que pregunten
Escribe un email avisando a [cliente] de que [entrega/proyecto] se retrasa [tiempo]. El motivo real es [motivo]. Quiero reconocerlo sin excusas, dar una fecha firme nueva y ofrecer [compensación o alternativa]. No quiero sonar a comunicado corporativo. Máximo diez líneas.
Adelantarse a la queja cambia por completo cómo se recibe la noticia. Este es el email que más relaciones salva.
3 · Decir que no a una petición del cliente
Un cliente me pide [petición]. No podemos hacerlo porque [motivo real]. Escribe un email que diga que no con claridad, explique el porqué en una frase y ofrezca [alternativa]. Sin dar rodeos ni dejar la puerta entreabierta si la respuesta es no. Seis líneas.
4 · Reactivar a un cliente que no contesta
Envié [propuesta/presupuesto] a [cliente] hace [tiempo] y no ha contestado. Escribe un seguimiento breve que no suene a insistencia ni a súplica. Dale una razón concreta para responder, aunque sea para decir que no. Cuatro líneas máximo, con asunto corto.
5 · Responder a una queja
Un cliente se queja de [problema] con este mensaje: [pega el mensaje]. Los hechos son: [qué pasó realmente]. [Tenemos parte de razón / la culpa es nuestra / el cliente se equivoca]. Escribe una respuesta que reconozca lo que sea cierto, explique lo que no lo sea sin ponerse a la defensiva y proponga [solución]. Tono sereno. Ocho líneas.
6 · Pedir algo a un proveedor con urgencia
Necesito que [proveedor] me [petición] antes del [fecha]. Es urgente porque [motivo]. Llevamos [tiempo] trabajando juntos. Escribe un email que transmita la urgencia sin sonar exigente y que deje claro qué pasa si no llega a tiempo. Seis líneas.
7 · Presentar un presupuesto
Escribe el email que acompaña a un presupuesto de [importe] para [trabajo] a [tipo de cliente]. Resume en tres líneas qué incluye y qué problema le resuelve, no qué tareas hacemos. Menciona plazo de [X] y validez de [Y] días. Termina con un siguiente paso concreto. Sin adjetivos de folleto.
8 · Comunicar una subida de precios
Tenemos que subir [servicio] un [porcentaje] a partir de [fecha]. El motivo real es [motivo]. El cliente lleva [tiempo] con nosotros. Escribe el email: directo, con la cifra clara, el motivo en una frase y sin pedir perdón por cobrar lo que vale. Ocho líneas.
9 · Convocar una reunión que la gente lea
Escribe la convocatoria de una reunión sobre [tema] el [fecha y hora], de [duración]. Asisten [quiénes]. Quiero que salgan de ahí con [decisión concreta]. Incluye qué tiene que traer preparado cada uno. Máximo seis líneas y que se entienda en el móvil sin abrir nada.
10 · Cerrar un asunto que se ha alargado demasiado
Llevamos [tiempo] con [asunto] y se está alargando sin cerrarse. Escribe un email que resuma en tres puntos dónde estamos, diga qué falta exactamente y de quién depende, y proponga una fecha límite. Sin reproches. Que sea fácil decir que sí.
Los tres huecos que más cambian el resultado
Si tienes prisa y solo vas a rellenar tres, que sean estos:
| Hueco | Por qué pesa tanto |
|---|---|
| La relación con esa persona | No se escribe igual a un cliente de diez años que a uno nuevo. |
| El motivo real | Es lo único que la IA no puede deducir, y lo que hace que el email suene verdadero. |
| La extensión | Sin un número concreto se enrolla siempre. |
Antes de darle a enviar
Léelo entero. No por desconfianza estilística, sino porque estas herramientas se inventan datos: si el email menciona una fecha, un importe o una condición, comprueba que sea la tuya y no una que ha sonado bien.
Y guárdalos
El que te funcione, a un documento. La segunda vez que reclames una factura no partes de cero. Diez prompts guardados ahorran más tiempo que cien conversaciones sueltas.
Si quieres montar el tuyo desde cero para una tarea que no está en esta lista, el generador de prompts lo arma a partir de un formulario, y la lógica completa está en cómo escribir un buen prompt.
Para dejar de repetir tu contexto en cada uno de estos emails, mira cómo funcionan los proyectos. Y si quieres construir la biblioteca entera de tu área, eso es Claude para principiantes.
Preguntas frecuentes
¿Cómo pedirle a la IA que escriba un correo de trabajo?
Diciéndole a quién va, qué relación tienes con esa persona, qué quieres conseguir y en qué tono. «Escribe un correo» devuelve una plantilla; los cuatro datos anteriores devuelven algo enviable.
¿Cómo consigo que suene a mí y no a robot?
Pegándole dos o tres correos tuyos anteriores y pidiéndole que imite ese registro. Es lo único que funciona de verdad: describir tu estilo con adjetivos no basta.
¿Qué correos no conviene delegar?
Los delicados: una mala noticia, una reclamación, algo que afecte a la relación con alguien. Puede darte el borrador, pero ahí el criterio sobre qué decir y qué callar es lo que vale.
¿Merece la pena guardar prompts de correo?
Es donde más se nota, porque son la tarea más repetida del día. Guarda el que funcione con huecos entre corchetes para lo que cambia y la segunda vez ya no partes de cero.