Los prompts para emails de trabajo sirven para los correos que te tienen media hora mirando el cursor: reclamar un pago sin romper la relación, avisar de un retraso vuestro, contestar a un cliente enfadado. Aquí tienes por qué «escríbeme un correo» sale a folleto, cómo fijar el tono de tu empresa una sola vez, siete prompts para copiar con el porqué de cada uno y lo que se revisa antes de darle a enviar.
Prompts para emails de trabajo: por qué «escríbeme un correo» sale mal
Un prompt es lo que le escribes a Claude para pedirle algo. Y cuando lo que pides es un correo, casi todo el mundo escribe una línea: «escríbeme un correo para reclamar esta factura». Es normal, es como se lo pedirías a un compañero que lleva años contigo.
El problema es que Claude no lleva años contigo. No sabe que ese cliente paga siempre tarde pero paga, ni que queréis seguir trabajando con él. Así que rellena lo que falta con lo más habitual. Y lo más habitual, en un correo de empresa, es «estimado cliente» y «a la mayor brevedad posible».
¿Qué le falta, exactamente? Casi siempre, tres cosas:
- La relación. Quién es la otra persona y qué historia tenéis. «Seis años con nosotros y nunca se había retrasado» cambia el correo entero.
- El objetivo. No «reclamar la factura», sino «cobrar sin que se sienta perseguido». Es lo que decide el tono, mejor que cualquier adjetivo.
- Lo que no se puede decir. Un descuento que nadie ha aprobado, una fecha que no podéis cumplir, la culpa de un proveedor.
Los otros elementos de un buen prompt (quién eres, el formato, el tono) están en cómo escribir un buen prompt.
Lo que se escribe una vez: el tono de tu empresa
Si cada correo empieza con «escribe en español de España, tuteando, sin exclamaciones», acabarás dejándolo de poner. Por eso lo fijo se escribe una sola vez, en un Proyecto de Claude.
Un Proyecto es una especie de carpeta con instrucciones que se aplican a todo lo que abras dentro. Cómo se crea, paso a paso, en Claude Projects. Estas instrucciones funcionan para casi cualquier pyme:
Escribes los correos de [empresa], que [qué hacemos] para [tipo de cliente]. Español de España, [tuteo / usted con clientes nuevos], frases cortas, sin exclamaciones ni fórmulas como «estimado cliente» o «a la mayor brevedad posible». Máximo diez líneas salvo que te pida otra cosa. No inventes cifras, fechas ni compromisos: si falta un dato, escribe [DATO] y sigue.
«Si falta un dato, escribe [DATO]» es la instrucción que más disgustos ahorra. ¿Por qué? Porque sin ella, un correo que no tiene la fecha de entrega sale con una fecha. Inventada, pero con toda la seguridad del mundo, y lista para que el cliente la anote en su agenda.
Correos para cobrar y para dar una mala noticia
Los prompts que siguen dan por hecho que el tono ya está en el Proyecto. Copia, cambia lo que va entre corchetes y corrige una o dos veces.
1 · Escribe el correo a [cliente] sobre la factura [número] de [importe], vencida el [fecha]. Contexto: [lleva seis años con nosotros y nunca se había retrasado]. Objetivo: cobrar sin que se sienta perseguido. Pon el importe y la fecha en la primera frase y ofrece una solución si le cuesta pagarlo de golpe.
«Ofrece una solución si le cuesta pagarlo de golpe» convierte una reclamación en una conversación. Y un cliente al que le das una salida (un pago en dos veces, por ejemplo) suele contestar antes que uno al que solo le reclamas.
2 · El pedido de [cliente] llegará el [nueva fecha] en vez del [fecha prevista], porque [motivo real]. Escribe el aviso: la nueva fecha en la primera frase, una disculpa en una sola frase y lo que vamos a hacer para compensarlo, que es [lo que sí podemos ofrecer]. No culpes al proveedor.
«Una disculpa en una sola frase» frena la cadena de perdones. Un correo con cuatro disculpas le dice al cliente que el problema es más grave de lo que es.
3 · [Cliente] nos pide [lo que pide] y la respuesta es que no, porque [motivo]. Escribe el correo diciendo que no con claridad en las dos primeras líneas, explica el motivo en una frase y propón [la alternativa que sí podemos hacer]. Que no suene a que la puerta está abierta si no lo está.
«Que no suene a que la puerta está abierta» es la clave de un no. Si el correo deja un «quizá más adelante» que no es verdad, dentro de un mes tendrás la misma conversación.
Correos con alguien enfadado o que no contesta
4 · Un cliente nos ha escrito esto: [pegas el correo]. Lo que ha pasado de verdad es [qué]. Responde reconociendo el problema en una frase, di qué vamos a hacer y cuándo, y no prometas nada que no esté en [lo que sí podemos cumplir]. No respondas a los reproches uno a uno.
«No respondas a los reproches uno a uno» evita el correo-defensa, ese que contesta punto por punto y sube la temperatura.
5 · Este correo que he escrito me parece demasiado duro: [pegas tu borrador]. Léelo como lo leería [el destinatario] y dime qué frases pueden molestar y por qué. Después, dame una versión con el mismo contenido y otro tono. No quites ninguna petición.
Este es para cuando lo has escrito tú en caliente (a todos nos ha pasado). «No quites ninguna petición» hace falta porque, al suavizar, Claude tiende a borrar justo lo que querías pedir.
6 · Envié a [contacto] una propuesta sobre [qué] el [fecha] y no ha contestado. Escribe un seguimiento de cuatro líneas que no suene a reproche, que aporte algo nuevo ([un dato, una fecha límite real, una pregunta concreta]) y que se pueda contestar con un sí o un no.
«Que se pueda contestar con un sí o un no» es lo que hace que conteste. Un correo que pide pensar se deja para luego; uno que pide un monosílabo, no.
7 · Tengo que decirle a [compañero o proveedor] que [lo que no ha hecho bien], y quiero seguir trabajando con él. Escribe el correo: el hecho concreto, sin adjetivos, qué necesito que cambie y para cuándo. Nada de «como ya te dije».
«El hecho concreto, sin adjetivos» separa la crítica del trabajo de la crítica a la persona.
IA para redactar correos dentro de Gmail
Todo lo anterior funciona copiando y pegando el hilo en Claude. Pero si usas Gmail hay una forma más cómoda: conectarlo.
Un conector es el permiso que le das a Claude para leer tu Gmail sin que tengas que pegar nada. Según la ayuda de Anthropic, con Gmail conectado Claude busca y lee correos, prepara borradores con el contexto del hilo y puede enviar o responder, siempre con tu aprobación.
¿Qué cambia en la práctica? Que puedes pedir «prepara la respuesta al último correo de [cliente], con el prompt 4» y Claude ya tiene el hilo delante. Cómo se conecta y qué permisos das, en conectar Claude a Gmail.
Antes de darle a enviar
Claude escribe bien, pero el correo sale con tu nombre. Estas son las cuatro cosas que conviene mirar siempre, porque son las que se escapan:
| Qué revisas | Por qué se escapa |
|---|---|
| Importes, fechas y números de factura | Claude se inventa datos a veces, con la misma seguridad con la que acierta |
| Compromisos: plazos, descuentos, garantías | Tiende a ser amable, y ser amable a veces es prometer |
| El nombre y el trato (tú o usted) | Si no se lo has dicho, elige por su cuenta |
| Si has pegado datos de terceros | Con una cuenta personal, no deberían estar ahí |
Lo de los datos inventados tiene explicación: por qué pasa, en por qué la IA se inventa cosas. Y lo de los datos de terceros también: si pegas correos con nombres de clientes, lo sensato es una cuenta de empresa (la de pago para equipos, con contrato) o quitar los nombres antes. Lo explicamos en datos confidenciales e IA.
Claude escribe el correo en un minuto. Lo que cuesta es saber qué quieres conseguir con él, y eso es lo único que no te puede inventar.
Por dónde empezar
Por el correo que más te cuesta esta semana. Pon el tono en un Proyecto, elige el prompt que más se le parece y corrígelo dos veces. Cuando funcione, guárdalo con los corchetes: el mes que viene no partes de cero. Cómo guardarlo para que lo use todo el equipo, en biblioteca de prompts.
Para practicar con tus propios correos y ejercicios corregidos, está Creación de prompts de Claude. Si todavía no usas Claude, antes va Claude para principiantes. Y para que todo un equipo escriba con el mismo tono, desde la página de empresas.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor IA para redactar correos?
Para correos en nombre de una empresa recomendamos Claude: escribe con un tono sobrio por defecto, sin exclamaciones, y mantiene las correcciones que le haces. Cualquier herramienta mejora mucho con un buen prompt, así que lo que más cambia el resultado es darle la relación, el objetivo y lo que no se puede decir.
¿Hay alguna IA gratis para escribir correos?
Sí. Claude tiene un plan gratuito con el que se pueden redactar correos, y también lo tienen otras herramientas. Si vas a pegar correos con datos de clientes, lo recomendable es una cuenta de empresa con contrato, que es de pago.
¿Cómo se escribe un buen prompt para un email?
Con tres cosas además de la petición: quién es el destinatario y qué relación tenéis, qué quieres conseguir con el correo y qué no se puede decir. El tono fijo de la empresa se escribe una vez en un Proyecto para no repetirlo en cada prompt.
¿Se puede usar Claude dentro de Gmail?
Sí, conectando Gmail a Claude. Con el conector, Claude busca y lee tus correos, prepara borradores con el contexto del hilo y puede enviar o responder con tu aprobación. En los planes de empresa lo tiene que activar antes quien administra la cuenta.
¿Es seguro pegar correos de clientes en una IA?
Con una cuenta personal o gratuita, lo prudente es no pegar nombres ni datos de clientes, o quitarlos antes. Con una cuenta de empresa, con contrato y sin uso de las conversaciones para entrenar, sí se puede trabajar con ellos.