Hay decenas de herramientas de IA y todas prometen lo mismo. La forma más rápida de elegir mal es comparar funciones; la más rápida de elegir bien es empezar por una pregunta que no aparece en ningún folleto: qué tarea concreta quieres resolver.
Primero la tarea, después la herramienta
«Necesitamos una IA» no lleva a ninguna parte. «Perdemos seis horas semanales redactando presupuestos» sí, porque descarta el 90 % de las opciones sin mirarlas.
Si no sabes qué tarea vas a resolver, cualquier herramienta te parecerá buena y ninguna te lo parecerá dentro de tres meses.
Coge las tres tareas que más se repiten en tu equipo y pruébalas a mano antes de contratar nada. Con eso ya sabes si el problema es de herramienta o de método.
Las cinco preguntas que filtran
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿En qué ecosistema trabajáis? | Si vivís en Google o en Microsoft, sus herramientas parten con ventaja: el ahorro está en no cambiar de ventana |
| ¿Qué pasa con lo que escribimos? | Mira las condiciones del plan concreto, no la web comercial |
| ¿Hay plan de empresa? | Sin él no puedes firmar los acuerdos que exige el RGPD |
| ¿Quién lo va a usar de verdad? | Una herramienta que alguien domina vale más que dos que nadie usa |
| ¿Se puede dejar? | Si mañana cambias, ¿te llevas tus prompts y tus documentos? |
La última la olvida todo el mundo y es la que evita quedarse atrapado. Lo que aprendes sobre cómo pedir las cosas sí es transferible; lo que montes dentro de una herramienta concreta, no siempre.
Lo que no debe decidir por ti
Los rankings técnicos. Cambian cada pocos meses y se miden sobre problemas que no se parecen a tu trabajo. La diferencia entre el primero y el tercero es irrelevante para redactar un email.
La lista de funciones. Todas tienen más de las que vas a usar. Comparar catálogos es la forma más segura de elegir la que peor encaja.
El precio, si la diferencia es pequeña. Entre dos herramientas, la que tu equipo use de verdad sale más barata aunque cueste el doble. Lo caro es lo que nadie usa.
Que sea «la más potente». Para resumir un acta, todas van sobradas. La potencia se nota en tareas que probablemente no vas a hacer.
Cómo probarlas en serio, en media hora
- Coge una tarea real de tu trabajo, no una pregunta de examen.
- Escribe un prompt completo: quién eres, para quién es, contexto, formato y tono.
- Pásalo a las candidatas sin cambiar una coma.
- Corrige dos veces en cada una. Ahí se ven las diferencias, no en la primera respuesta.
- Repite con una segunda tarea distinta.
Y que lo pruebe quien va a usarla, no quien decide la compra. Es el cambio que más veces salva una elección.
La comparación que sí importa
No es entre herramientas: es entre usar una bien y usar cualquiera mal. La diferencia de resultado entre dos herramientas parecidas es pequeña comparada con la que hay entre alguien formado y alguien que escribe cuatro palabras y espera magia.
Por eso lo sensato es elegir rápido, con las cinco preguntas de arriba, y dedicar el esfuerzo a que el equipo sepa usarla. Hay comparativas concretas en Claude o ChatGPT y en Claude, Gemini o Copilot.
Antes de firmar
Tres cosas que hay que tener resueltas, elijas la que elijas:
- Plan de empresa, no cuentas personales. Un contrato personal no cubre a la empresa cuando alguien mete datos de clientes.
- Política de uso escrita: qué se puede pegar y qué no. Está en qué se puede meter en la IA.
- Formación con registro. El artículo 4 la exige desde 2025 y hay que poder demostrarla.
Si quieres que os ayudemos a plantear la formación según lo que acabéis eligiendo, cuéntanoslo en la página de empresas.
Preguntas frecuentes
¿Qué herramienta de IA es mejor para una empresa?
La que vaya a usar de verdad el equipo. Entre las principales las diferencias son menores que la diferencia entre saber pedir y no saber, así que la elección importa mucho menos de lo que parece cuando se está eligiendo.
¿Qué hay que mirar antes de contratar?
Si el plan da contrato de encargado de tratamiento —imprescindible si van a pasar datos de clientes—, si permite gestionar altas y bajas de usuarios, y si se integra con lo que ya usáis. El precio por licencia es lo de menos.
¿Conviene usar varias herramientas a la vez?
Al principio no. Una que alguien domine rinde más que tres que nadie maneja, y multiplicar herramientas multiplica el problema de a dónde van a parar los datos.
¿Y si nos equivocamos de herramienta?
Se cambia sin gran drama: lo que aprende el equipo —cómo pedir bien, qué revisar, qué no pegar— se lo lleva puesto a la siguiente. Lo que no se recupera es el tiempo perdido en no decidir.